Zákon stanovuje pravidla pro sídlo právnické osoby, tedy to, kde má být její oficiální adresa. Tato pravidla jsou uvedena v ustanoveních § 429 a § 136 občanského zákoníku, přičemž některé povinnosti související se sídlem podnikatele jsou obsaženy rovněž v zákoně č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání, v platném znění (dále jen „živnostenský zákon“).
Živnostník má tedy určité povinnosti v souvislosti se svým sídlem. V zákoně není speciálně uvedena regulace pro virtuální sídlo, proto se řídí obecnými pravidly v občanském zákoníku. Co to ale vlastně znamená virtuální sídlo? Jaké jsou jeho benefity a negativa? A je vůbec povoleno, aby společnost měla virtuální sídlo, kde nikdo fyzicky nebydlí?
Charakteristika virtuálního sídla
Virtuální sídlo je služba, kdy poskytovatel pronajímá právnické osobě adresu za poplatek, aby mohla být zapsána do veřejného rejstříku jako své sídlo. Společnost využívá tuto adresu pouze pro účely zápisu a obvykle v ní nedrží fyzické prostory (s výjimkou krátkodobého pronájmu pro například jednání s klienty). Na jedné adrese může být sídlo mnoha společností. Užívání virtuálního sídla je legální a není trestné.
Povinnosti spojené se zřízením virtuálního sídla
Zřízení sídla společnosti, včetně virtuálního sídla, je spojené s některými povinnostmi. Tyto povinnosti jsou vyplývající buď zákonného ustanovení nebo nutnosti mít korespondenci na adrese, která je zapsaná v obchodním rejstříku a řešit další administrativní záležitosti. Mezi jednu z povinností, kde zákon stanoví v § 31 živnostenského zákona, je označit obchodní firmou (tj. názvem společnosti) a identifikačním číslem osoby objekt, kde má sídlo. Společnosti jsou tak povinné umístit na nemovitosti, kde se sídlo nachází, tabulku s těmito informacemi. Pokud toto neudělají, mohou být potrestány pokutou až do výše 100 000 Kč. Tato povinnost se vztahuje také na virtuální sídla společností.
Podnikatel musí být schopen prokázat právní důvod pro užívání prostor, kde má své sídlo v České republice, na žádost živnostenského úřadu podle živnostenského zákona. Obvykle bude potřebovat souhlas majitele nemovitosti s užíváním sídla na konkrétní adrese, který by měl mít vždy k dispozici. Dále musí zajistit, že bude mít přístup k veškeré korespondenci, která bude do jeho virtuálního sídla přicházet a že bude schopen ji včas spravovávat. Tato služba bývá nabízena za poplatek a je vhodné si ji při zřízení virtuálního sídla objednat. Je to důležité zejména proto, že některá korespondence (například od soudů nebo úřadů) může být důležitá a musí být vyřízena včas, což může být pro podnikatele klíčové.